In einer Zeit, in der qualifizierte Fachkräfte rar sind, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich als attraktive Arbeitgeber zu positionieren. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft gab es im Dezember 2022 in ganz Deutschland 533.000 offene Stellen, und der Wettbewerb um talentierte Mitarbeiter ist intensiv. Doch die Herausforderung endet nicht mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Vielmehr beginnt sie erst richtig.
Der Integrationsprozess, oft als „Onboarding“ bezeichnet, ist ein wichtiger Schritt, der schon vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen beginnt. Warum ist dieser Prozess so bedeutend, und wie können Unternehmen sicherstellen, dass er positiv gestaltet wird? In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die Prozesse des Onboardings näherbringen und Ihnen praktische Tipps geben, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter gut integrieren, sich mit ihrem neuen Arbeitgeber identifizieren und motiviert ihre Arbeit aufnehmen.
· Was ist Onboarding
Onboarding ist ein Begriff aus dem Englischen und bedeutet „an Bord nehmen“. Er beschreibt den Prozess, durch den neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert werden. Geleitet wird dieser von der Personalabteilung, aber er involviert verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens. Das Hauptziel des Onboardingprozesses ist es, neue Mitarbeiter schnell und effizient in ihre neue Arbeitsumgebung einzuführen.
Während des Onboarding-Prozesses sollen die neuen Kollegen nicht nur die Unternehmensstruktur und wichtige Abläufe kennenlernen, sondern auch Ansprechpartner und Kollegen, um sich gut orientieren zu können. Dieser Prozess zielt darauf ab, den neuen Mitarbeitern zu helfen, effektiv in ihrer neuen Rolle zu arbeiten und gleichzeitig ein Gefühl des Willkommens zu vermitteln.
Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur, da zufriedene Mitarbeiter eine wesentliche Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens sind.
- Warum ist erfolgreiches Onboarding so wichtig?
Wie wir bereits erwähnt haben stellt der Fachkräftemangel eine erhebliche Herausforderung für die wirtschaftliche Entwicklung in Deutschland. Viele Unternehmen betrachten ihn als eine der größten Bedrohungen.
Sobald ein Unternehmen einen qualifizierten Mitarbeiter gewonnen hat, wird es umso wichtiger, diesen langfristig zu binden. Der erste Eindruck spielt dabei eine entscheidende Rolle. Daher ist es von großer Bedeutung, dass das Unternehmen sich von seiner besten Seite präsentiert. Der Onboarding-Prozess, der in der Regel etwa drei Monate dauert, soll dem Mitarbeiter Orientierung bieten und als Leitfaden für den neuen Arbeitsplatz und seine Aufgaben dienen, damit er sich in der Unternehmensstruktur besser zurechtfindet.
· Verschiedene Schritte des Onboardings
a) Preboarding
Das Bewerbungsgespräch ist positiv gelaufen, der gewünschte Bewerber hat den Arbeitsvertrag unterschrieben. Nun beginnt der Preboarding-Prozess, der in der Personalabteilung angesiedelt ist. Es werden alle Papiere für die Einstellung fertig gemacht und mit der Führungskraft wichtige Informationen getauscht. Der erste Arbeitstag wird genaustens vorbereitet. Die Kollegen werden über das neue Teammitglied informiert, der neue Mitarbeiter erhält per E-Mail eine Informationsmail mit wichtigen Details zum Arbeitstag. Kollegen, für die die neue Arbeit mit einem Umzug verbunden ist, bekommen vorab Hilfestellung bei der Wohnungssuche, Tipps für Kindergärten und Schulen, Sprachangebote, falls es sich um ausländisches Personal handelt. Kurzum: Der neue Kollege soll alle wichtigen Infos zum neuen Arbeitgeber, seiner Stelle, aber auch zur Umgebung erhalten, die für ihn, aber auch für seine Familie wichtig sein können.
b) Orientierung
Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters ist entscheidend. Neben einer herzlichen Begrüßung, zum Beispiel durch einen Welcome-Pack, ist es von großer Bedeutung, ihm die notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese können eine Informationsmappe mit einem Organigramm des Unternehmens, wichtigen Telefonnummern sowie Informationen zur Kaffeeküche und Kantine umfassen. Viele Unternehmen bieten zudem ein Mentorprogramm an, bei dem ein erfahrener Mitarbeiter dem neuen Kollegen zur Seite steht. Dieser Mentor hilft bei Fragen, führt den neuen Kollegen durch das Unternehmen und stellt ihn den Kollegen vor. Diese unterstützenden Maßnahmen tragen dazu bei, dass sich der neue Mitarbeiter schnell in das Unternehmen integrieren kann und sich willkommen fühlt. Diese Informationen sollten auch im Intranet sein, das ebenfalls als Orientierungshilfe dienen kann.
c) Integration
In der ersten Arbeitswoche werden die Aufgaben und Abläufe erklärt. Es werden die Unternehmensziele und -werte vermittelt. Es ist aber auch wichtig, den Kollegen in das Team zu integrieren. Das kann eine Einladung für die Mittagspause sein, denn in der Kantine werden neue Mitarbeiter kennengelernt und wichtige Informationen ausgetauscht. Es müssen Feedbackmöglichkeiten angeboten werden. Das hilft auch zu kontrollieren, ob der Intregrationsprozess positiv verlaufen. Das ist wichtig, dass sich der neue Kollege als wertvolles Mitglied fühlt. Das ganze Team ist gefordert, um den neuen Mitarbeiter herzlich und professionell aufzunehmen.
· Positive Effekte eines erfolgreichen Onboardings
a) Motivationssteigerung
Wenn sich ein neuer Mitarbeiter willkommen fühlt, wirkt sich dies positiv auf seine Arbeitsmoral aus. Zufriedene Mitarbeiter haben in einem Team positive Auswirkungen. Die Arbeitsatmosphäre wird dadurch positiv beeinflusst, was sich wiederum auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens auswirkt.
b) Zusammenhalt fördern
Der Onboarding-Prozess trägt von Anfang an zur Integration des neuen Kollegen in sein Team und in die Unternehmensstruktur bei. Dies fördert auch die Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen, was entscheidend ist, um ihn langfristig zu binden. In der heutigen Zeit ist für Mitarbeiter die Bedeutung einer sinnstiftenden Arbeit immer wichtiger, weshalb die klare Kommunikation der Unternehmenswerte von großer Bedeutung ist.
c) Fluktuationsrate minimieren
Wenn der Onboarding-Prozess positiv gestaltet wird und der neue Mitarbeiter von Anfang an von der Personalabteilung, dem Team und dem gesamten Unternehmen nicht nur herzlich willkommen geheißen, sondern auch wertgeschätzt behandelt wird, entsteht ein loyaler Mitarbeiter, der dem Unternehmen treu bleibt. Dies trägt dazu bei, die Fluktuationsrate zu reduzieren und den Unternehmenserfolg zu stärken.
· Fazit
Nach dem Bewerbungsprozess ist es wichtig, den neuen Kollegen willkommen zu heißen und ihm die Eingewöhnung zu erleichtern. Onboarding ist ein begleitender Prozess, der zuerst von der Personalabteilung, dann von den Teammitgliedern sowie dem gesamten Unternehmen unterstützt wird. Planen Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und möchten Sie diesen mit einem Willkommensgeschenk begrüßen? In unserem Online-Shop für Werbemittel finden Sie viele praktische Geschenkideen. Damit spiegeln Sie auch Ihre Unternehmenskultur wider. Wenn der Prozess positiv verläuft, sich der neue Mitarbeiter im Team und mit seinen Aufgaben innerhalb des Unternehmens wohlfühlt, haben Sie einen zufriedenen und effektiven Mitarbeiter gewonnen.